■ 和楽器もくもく会の準備をする
和楽器もくもく会の準備と言っても、以下を準備するだけなので、そこまで大変ではありません。定期的に開催しているとリピーターで集まってくれたりして、コミュニティが生まれる為、毎回呼び込みをたくさんせずとも人が来てくれるような循環も生まれたりします。今回についてはこういったイベントをやりたいけど、何をしたら良いかわからない人へ向けての説明します。
- 会場確保（展示みたいなのをやりたい場合、公共施設だと不可だったりするので要注意）
- チラシを作る（なくても可だけど、あると良い）
- 申し込みフォームを作る（なくても可だけど、あると管理が楽）
- 事前告知（なくても可だけど、やっておくと良い）
- 告知と呼び込み（無理のない範囲で）
- 必要なものの準備
- 開催が近くなったらメールを送る（なくても可だけど、あると参加者が安心する）
- 当日の受付や会の進行など
1. 会場確保
今回は依頼があったので、会場を確保する必要はありませんでしたが、通常は会場の確保から始まります。
各地の和楽器もくもく会は公共の施設を借りていることが多いです。公共の施設の場合は時間に対しての使用料が安いのが魅力です。場所や大きさにもよりますが、2000円程度 ~ 6000円程度くらいのものが多く、和楽器もくもく会の参加費で賄えるレベルのものがほとんどです。
和楽器愛好家の為の場所を作りたいと言っても、毎回自腹で会場費を出すとなると負担も大きいですし、最低限会場費は参加費で賄えるくらいだと長く開催していけると思います。
ただ、展示や物販を交える場合は公共の施設だとNGの場合が多い為、注意が必要です。レンタルスペースになると、1時間で4000円程度の場所が多い為、そうなると参加費の考慮やそれ以外で賄うという方法を検討しないといけなくなります。
詳しいメリットデメリットは以下にまとめます。
| メリット | デメリット | |
| 公共施設 | ・使用料金が安い（13時-17時で使って2000円~6000円など） ・大きな練習室やホールなどがある（40名以上の収容もできるような場所） | ・予約が不定期になる可能性が高い（その場所に住んでいる、働いている人などが優先、抽選や先着などで、毎回決めたタイミングで開催できるとは限らない） ・商業よりな展示や物販がNGの場所が多い |
| レンタルスペースなど | ・予約が取りやすく、定期開催が可能 ・公共施設に比べて数が多い ・展示や物販が行える（参加費以外の収益によって使用料金を賄える可能性がある） | ・使用料金が高い（1時間4000円からなどが多い） ・大きな練習室やホールになると探すのが難しい（40名以上の場所が中々ない or あっても高い） |
まとめはしましたが、通常の和楽器もくもく会であれば、公共施設で良いかなと思います。そこから一つ二つ発展させたもの、オリジナリティを出したい、となると公共施設より、レンタルスペースの方が良いかもしれません。
この辺りは主催がどういう目的で和楽器もくもく会をやりたいのかによる部分が大きいので、やってみたいという方は一度考えてみると良いかと思います。
2. チラシを作る
Canvaを使って作成しました
チラシについてはなくても良いですが、とりあえず作っておくのが無難です。最近はWeb上のサービスで簡単にチラシを作ったりできるので、デザインが苦手な方でもテンプレートを利用すれば楽にチラシを作ることができます。
和楽器メディアでは、和楽器もくもく会のチラシ作成やサイトの記事サムネイル作成に以下を活用しています。
色々なテンプレートなどがあるので、イベントに合わせたテンプレートを使って、背景などを変えたりするだけで簡単にデザインが可能です。
とても凝ったものを作る必要はなく、以下が分かれば良いと思います。
- タイトル（何の和楽器もくもく会なのか）
- 日時
- 場所
- 費用
いくら凝っていてもこの辺りが分かりづらいと気づいてもらえなかったりしますので、シンプルかな、くらいのもので収めておくことをオススメします。
3. 申し込みフォームを作る（なくても可だけど、あると管理が楽）
誰が申し込んだかを管理する上で、申し込みフォームがあると非常に楽です。もちろんなくても良いですが、メールやLINE、SNSのDMなどバラバラで来たものを自分でまとめるのであれば、申し込みフォームを作ることをオススメします。最近はGoogle Formを活用すれば簡単に申し込みフォームも作れます。（Google Formの使い方は要望などがあれば今後記事にします）
作る際の注意としては、個人情報を収集するので、管理（安易に人に見せないなど）に気をつけることと、不必要な情報を収集しない、という点です。
管理に気をつけるのは当たり前ですが、不必要な情報を収集しない、というのは意外とできていないことが多いです。後で集計するかも、と思い性別や年代なども申し込みフォームに書いてあることもありますが、実際に集計して活用するなら良いですが、活用しないのであればそう言った情報は収集するのは好ましくありません。
今回の和楽器もくもく会では以下の情報を収集しました。（赤文字は必須にした項目）
- メールアドレス（連絡用）
- 電話番号（連絡用、メールアドレスが間違っていて連絡がつかないことがたまにある）
- 名前（ニックネームなどでも可）
- 持ってくる楽器（なくても良い、あると宣伝する場合にどんな楽器の方が来るのかがわかる）
- SNSへの写真投稿OKかどうか（顔が隠れて入れば良いかなど、結構重要）
- 今回開催する和楽器もくもく会を知った経緯（なくても良いがどこでの宣伝が効果的か知る為）
- Twitterアカウント（書いてくれたらフォローするよ、的な）
- その他連絡事項・不明点
連絡を取る為のメールアドレスと名前、SNS映り込みのみを必須にしています。電話番号も念の為用で必須にはしても良いですが、基本そこまで連絡を取るわけではないので、任意にしています。
必要となる場面は開催前の事前連絡もですが、当日不慮のアクシデントで開催できなくなった、などを伝える際にメールアドレスへのメールが届かない場合に必要となります。和楽器メディアでは「当日メールなどで連絡がつかない場合、緊急の場合に使用させていただきます必須ではございませんが、可能な限りご入力いただけますと助かります」という補足を項目に書いて任意にしています。
3. 事前告知
チラシ作成、申し込みフォーム作成と前後する場合はありますが、SNSアカウントがある場合などは開催が決まった時点で一度開催の告知をしておくと良いかと思います。
早い段階で開催されることが分かっていれば、興味がある、参加したいという方は予定を確保してくれるので、事前告知は重要です。
あまり早すぎてもあれなので、大体2-3ヶ月までにできていれば良いかなと思います。
事前告知の段階でガッツリチラシなどは準備しなくても良くて、会場が確保できた、やろうと決めた段階で「〇〇月くらいにやります」「〇〇月XX日で会場確保したのでやります」くらいの告知でもOKです。
告知と呼び込み
新しい場所で和楽器もくもく会をやる場合はまず認知してもらうことが重要になります。
今回は呼び込める期間も短く、どうやって来てもらうかを考えて「来た時に生まれるメリット」についてをメインに書きました。
今回だと交流に加え、展示を体験できるという部分をプッシュしましたが、通常の交流会であれば、主催者がどう言う会にしたいか、例えば「合奏を楽しめる会」「お話を楽しめる会」「黙々と練習しやすい会」など、ありのままでこういう会にしたい、と言うことを語るのが参加を考えている方に届くのではないかと思います。
必要なものの準備
ほとんど準備するものはないのですが、名札や名札入れはあると、当日参加者同士が話する際に名前やニックネームがわかりやすいので、可能であれば準備することをオススメします。
名札入れや台紙も100円ショップで買える（10枚20枚入りのものもある）ので、そこまで負担にもならないかと思います。
また、当日の様子をSNSなどで挙げたい場合は、参加者の方の顔の写り込みに注意が必要です。申し込み表では分かりますが、一目でわかるよう、名札にシールを貼ったり、名札入れの紐の色を変えるなどすると分かりやすいので、そういったものも準備しておくとよりスムーズかと思います。
開催が近くなったらメールを送る
必須ではないですが、開催1週間前や3日前くらいに開催リマインドのメールを送ると、参加者の人が安心できる為、送信することをオススメします。
文面を考えたりするのも難しかったりするので、和楽器メディアが使用しているメールをテンプレート化いたしました。ご活用ください。（一斉に送る場合はBCCで送り、他の参加者同士でアドレスがわからないようにすることを注意してください）
件名
「XX（交流会名）」に参加する皆様へ
本文
こんばんは。
「XX（交流会名）」主催、XX（主催者名）申します。
この度はイベントへのご参加申し込み、ありがとうございます。
明後日開催のXX（交流会名）につきまして、当日の内容のご連絡を差し上げます。
■ 日時
20YY年MM月DD日(曜日)
hh時mm分 ~ hh時mm分（入退出自由）
■ 場所
（場所名を記載）
■ アクセス
XX線「XX」出口XXより・・・・・・徒歩X分
■ 参加費
XX円
■ その他
（楽器貸し出しなど備考があれば書く）
当日お会いできること、楽しみにしております。
ご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
当日の受付や会の進行など
当日やることは受付と、必要に応じて会の進行があります。ついつい説明したり話していると受付忘れがちになりますので、常に受付は気を配ると良いでしょう。他の会だと自己紹介がある会などもあり、そういった進行をする場合もあります。
気を遣いつつ主催者も楽しむことで、参加している方も楽しむことができると思うので、会を盛り上げるよう積極的に話を振ったりするのも良いでしょう。
和楽器もくもく会の準備については以上です。色々書きましたが、身構えずに自分がやってみたいと思う会をやることが一番大事なので、気軽な気持ちでやるのが一番大切な準備だと思います。
次は通常の和楽器もくもく会とは異なりますが、
■ 展示の準備をする
楽器の展示などについてはこれまで色々見る機会はありましたが、実際に自分がやる、となると勝手が変わってきます。見た時は覚えていても準備となるとあれがないこれがない、これはいる、いらない？という疑問も多くありました。
そして中々ピンポイントにそういった情報はないので、解決が難しいです。今回は実際の展示の状態と、あってよかった、必要だったもの、これは要らなかったかも、というものをご紹介します。
あってよかったもの
- チラシ入れ（100円均一などで購入できます。A4だけでなく、ハガキサイズの入れ物もあります）
- 延長コード（会場によってはコンセントの位置が遠かったり、数が少ないことがあるので、あると何かと便利です）
- 養生テープ（色々ものを固定するのに使用しました）
- POP（チラシとは別で商品前に立てる用のPOP、簡単な説明をまとめQRコードなどをつけると誘導もしやすです。簡素でも良いのであると展示の見栄えも変わります）
- カードスタンド（作成したPOPを入れるのに使用します。100円均一などで購入できます。）
展示する場合、多くの商品ではチラシがあるので、チラシ入れを忘れることはないと思いますが、POPやPOPを入れるカードスタンドは途中まで忘れていて、開催数日前に準備しました。
展示した場合、あるとそれだけでこのスペースはこの商品なのだ、というのがわかるのであってよかったと思います。
なくても良いけどあったら役にたつもの
- ミニ写真ブース（写真を取る用のブースですが、中に商品を入れてライトをつけるだけで、ピックアップしたものを目立たせられます）
- 回転台座（写真ブース同様です。全体を見せたいものに対して有効です。）
- 三味線スタンド（今回は三味線を自由に使える状態にしていたので、椅子などに置くよりもスタンドの方が邪魔にもならず、良いです）
あるとよかったなと思うもの（今回持っていかなかった）
- テーブルに敷く為の布（同じ色の布、商品によっては分けるなどすれば統一感が出ると思います）
- 楽器を置く為の固定台（尺八は直接置いていたので、若干見栄えが悪かった為、固定しながらおける台があるとよかったです）
直接置いていたので、台があったら良かったと思います
和楽器メディアとしては自身で展示をやるのは初めてで、まだまだ改善点があり、そういったものはみなさまと共有できたらと思い、展示の準備について記載しました。
長くなりましたが、次ページからようやく本題の開催当日についてのお話です。
次ページでは「和楽器もくもく会」当日の様子を紹介
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